אסטרטגיה מס' 1:  להתמודדות עם דחיינות ולקבלת החלטות השתמש בחוק 80/20

 

התירוץ שאנחנו רוצים להפסיק הוא: "אין לי זמן עכשיו."

 

לעתים קרובות אנו דוחים משימות כי אנחנו מרגישים כאילו יש יותר מדי דברים לעשות. לדעתי, התירוץ החלש הזה הוא סימפטום לחוסר יכולת להגדיר מה באמת חשוב בעבודה ובחיים אישיים שלך. למרבה המזל, אתה יכול להתגבר על תירוץ זה על ידי הפעלה מכוונת של העיקרון 80/20.

עיקרון זה, אשר הוגדר במקור על ידי וילפרדו פארטו, אומר שאתה מקבל 80% מהתוצאות שלך מ -20% מהמאמצים שלך. כתוצאה מכך, רוב התוצאות שלך באות מקומץ של משימות.

אתה יכול ליישם עיקרון זה על ההרגלים הדחיינים שלך: להתמקד רק בפעולות המייצרות תוצאה משמעותית ולהתעלם באופן מודע מכל השאר.

אתה יכול להשתמש בעיקרון 80/20 כדי להתגבר על הדחיינות, התהליך בנוי  מ 5 שלבים:

 

שלב מס '1: זהה את 80/20 המשימות

חשוב לזהות את הפעולות החשובות, אלה אשר השפעתן בתוצאות עבודתך גדולה ביותר.

 

איך מיישמים בקלות את העיקרון 80/20 ? מזהים מה באמת חשוב ומשקיעים יותר זמן בפעילויות אלו.

במילים אחרות, אתה צריך למצוא את המשימות היוצרות 80% מהתוצאות, מההישגים ומהאושר שלך ולהשקיע בהן

 

מה עושים אם אינך יכול לזהות את משימות 80%? הכן גיליון נייר וכתוב כל מה שאתה עושה על בסיס יומי. בשלב הבא, הקף בעיגול את המשימות המייצרות את התוצאות הטובות ביותר עבור העבודה שלך. תעשה את זה גם לגבי החיים האישיים שלך. קבע מה באמת משמעותי ומה אתה עושה כי פשוט התרגלת לעשות.

פעולות מהסוג: זמן עם משפחה, פעילות גופנית, התנדבות ומערכות יחסים עם אחרים יכולות להיחשב 80%, כי אלה פעילויות המוסיפות משמעות לחיים שלך. לבלות שעות בפייסבוק, גלישה באינטרנט ולשבת מול הטלוויזיה, לרוב אינן פעילויות 80% כי הן תופסות הרבה זמן והתמורה שאתה מקבל מהן נמוכה מדי.

חשוב לזהות תוצאות 80% . קבע אילו פעולות באמת מייצרות הישגים בעבודה ומה באמת מביא משמעות לחיים שלך. מידע זה יעזור לך להחליט החלטות רציניות בשלב הבא:

 

שלב מס '2: שאל שאלה פשוטה

הזמן שלך הוא משאב מוגבל. כל דקה המושקעת במשימה כלשהי היא רגע אחד פחות של החיים שלך. אז למה להשקיע זמן במשהו שהוא לא חשוב?

כל פעם שאתה מתמודד עם פרויקט חדש או משימה חדשה, שאל את עצמך שאלה פשוטה:

"האם משימה זו תקדם או תפגע ב 80% מהתוצאות הרצויות שלי?"

 

לא מעט אנחנו מסכימים לעשות דברים רק מתוך פחד להגיד לא או לאכזב מישהו. עם זאת, אין שום דבר רע בצורך וברצון שלך להבין מה חשוב לך באמת. אם אתה מרגיש שמשהו גוזל ממך זמן מ-80%, נסה להימנע מלעשות את זה בכל מחיר.

זכור: אף פעם אל תאפשר לסדרי העדיפויות של האחרים להפוך להיות סדר העדיפויות שלך.

 

שלב מס '3: לחסל או להאציל

אם יש לך בעיה למצוא זמן לפרויקט חדש, אז אתה צריך להעיף מבט על כל מה שאתה עושה באופן קבוע. רוב הסיכויים הם, שאתה משקיע מזמנך במשימות אשר מרחיקות אותך מה 80%. אלו הן משימות אותן  אתה צריך להאציל או פשוט להפסיק.

רשימת הפרויקט שלך לא צריכה להיות מלאה בפריטים לא חשובים. אם פעילות לא מביאה סיפוק או תוצאת מדידה, אז תעביר אותה למישהו אחר השתחרר ממנה לחלוטין.

 

שלב מס '4: אל תוסיף, תחליף

כאשר אתה מתחיל פרויקט חדש, אל תתפתה להוסיף אותו לערימה של כל הפרויקטים הנוספים שלך. הדבר רק ייצור תחושה של "הצפה", שהיא אחת הגורמים העיקריים לדחיינות. במקום זאת, פתרון פשוט יותר הוא להחליף את הפרויקט החדש באחר שעד עכשיו לא הניב את התוצאות הרצויות וחבל להמשיך להשקיע בו.

 

                        זכור, הזמן שלך מוגבל. אם אתה מרגיש שפרויקט חדש הוא חשוב מספיק כדי להתמקד בו, אז הוא צריך לתפוס את      

                        מקומן של משימות אחרות בעלות ערך נמוך יותר. כך תצליח להתמקד בפעילויות המובילות ל 80% מהתוצאות הרצויות  

                        בלי שתיקבר תחת מפולת שלגים של משימות הגוזלות את מיטב השעות שלך.  

                        

שלב מס '5: תתרגל "דחיינות יצירתית"

בעוד אני כותבת על מנת לעזור לך להפסיק את ההתנהגות הדחיינית, לפעמים יהיה נכון לדחות משימות בצורה אסטרטגית. אם אתה יודע מראש שפרויקט מסוים הוא לא ב 80%, אז מומלץ לשים אותו בצד ברשימת "ביום מן הימים". אתה פשוט מחליט בצורה מכווונת לדחות את ביצוע המשימה מתוך הבנה שאתה תשקיע בה אם היא תהפוך להיות, מתישהו, בעלת ערך גבוה יותר.

הפעל את הדחיינות היצירתית ובדוק את רשימת "ביום מן הימים" שלך פעם בחודש. ההצעה שלי היא לעבור על הרשימה הזאת ולקבוע אם באמת יש לך זמן להתחיל פרויקטים חדשים. צור לעצמך רשימת המתנה וקדם את הפרויקטים לפי רמת חשיבותם.

 אתה לא צריך לנקוט בפעולה כלשהי, אבל חשוב לבחון את רשימת המשימות מפעם לפעם ולשקול מה חשוב ומה לא.