בשבוע שעבר גם כתבתי על אותו נושא וקיבלתי המון תגובות ושאלות, הרבה יותר ממה שחשבתי, לכן החלטתי השבוע ללכת עם הנושא צעד נוסף ולהסביר לעומק את נושא הרשימות צעד אחר צעד, כך שתוכל להשתמש בהן בדרך ידידותית ולגייס את כוחן לשיפור האפקטיביות שלך.

 

לפעמים אתה מוצא את עצמך דוחה משימות שכבר עשית מאה פעמים בעבר. לרוב הדבר קורה בשל חוסר שיטה.                         תהליך הפשוט ביותר לשליטה במצב הוא ליצור שיטה לכל משימה רבת שלבים בחיים שלך.

אני הולכת לתת לך דוגמה שאולי תחשוב שהיא קצת קיצונית, אבל בבקשה, המשך לקרוא ותחשוב על העיקרון שעומד מאחרי הדוגמה.

 

תחשוב על מקדונלד'ס. הם עושים המבורגרים ועל איכות האוכל לא נדבר כאן. הסיבה שרשת מקדונלדס היא אימפריית מזון מהיר היא כי הרשת ארגנה שיטת עבודה לכל היבט הפעילות היומיומית שלהם. יצרו תהליך מובנה להכנת צ'יפס, אחד אחר לבישול המבורגרים ועוד אחד לקבלת הזמנות. הבן שלי עבד במקדונלס וכחלק מהתהליך לקבלה לעבודה הוא היה צריך ללמוד את חוברת הנהלים של החברה הכוללת גם את אופן ניקוי השולחנות, הרצפה ואף גם השירותים.

רשת מקדונלד'ס לא משאירה מקום לפרשנות-  הם נותנים הוראות מפורטות (אך קלות ביותר לביצוע) לכל עובד. כל מה שהם צריכים לעשות הוא לעקוב אחרי הוראות הרשימה כדי להבטיח עבודה נכונה.

 

גם אם אתה מתעב את האוכל שלהם, אתה יכול ללמוד הרבה מהדוגמא של מקדונלדס. אם אתה מבצע משימה מסוימת על בסיס קבוע, אז מומלץ ביותר שתהפוך אותה לרשימת צעד-אחר-צעד.

כל כך קל להכניס תהליך לתוך שיטה צעד אחר צעד. שב כמה שעות עם עצמך ונתח את מה שאתה עושה על בסיס שבועי. מצא את המשימות הבנויות משלבים מרובים (לבדוק את המייל לא מצריך שיטה, אבל להכין את הדו"ח השבועי לעבודה כן). לאחר שזיהית את כל התהליכים בעלי שלבים מרובים או לפחות חלק מהם, הפוך אותם לשיטה צעד-אחר-צעד. התהליך דומה ליצירת רשימה של פרויקט (כמו שהסברתי בניוזלטר הקודם) שבה כל פריט דורש פעולה אחת.

 

העצה שלי היא לבדוק את כל ההיבטים של החיים שלך: התחום הפיננסי, עבודות הבית, הכנה לחופשה או תכנון המסיבה הבאה ולהחליט במה להתמקד.

שים לב שברגע שיצרת שיטה פעם אחת, תהיה לך כל תכנית זמינה וניתן לעשות בה שימוש חוזר בכל פעם שאתה צריך לבצע את אותה המשימה.

 

הסבר התהליך:

נגיד שאתה נדרש לתת לעובדים שלך תדרוך בן 15 דקות פעם בשבוע . במקום לחשוב על זה כל פעם מחדש,                                  

צור רשימת צעד-אחר-צעד הכוללת את כל מה שחשוב להשלים:

* 1.  מיפוי סקירה כללית של תוכן התדרוך

* 2.  לדבר עם חברי הצוות על אתגרים/ מכשולים.

* 3.  איסוף נתונים, מדדים ופרטים רלוונטיים בנושא.

* 4.  לארגן את המידע לסדר הגיוני.

* 5.  הכנת טיוטה של המצגת.

* 6.  קבלת משוב מחברי הצוות.

* 7.  לכתוב את הגרסה הסופית של המצגת.

* 8.  לתרגל את החומר עד שתרגיש נוח איתו.

* 9.  הצגת התדרוך .

 

ראית איך זה עובד? פשוט צור תהליך צעד אחר צעד עבור כל  דבר שאתה עושה ותמיד יהיה לך קל, ברור ומסודר לבצע פעולה ספציפית כשאתה מתחיל פרויקט קבוע.

 

יישום ההרגל

זה לא קשה ליצור רשימות עבור כל תהליך שיגרתי רב-שלבים. למעשה, זה לפתח הרגל חדש דומה מאוד לתהליך הגדרת פרויקט:

 

* 1.  השתמש באותו קלסר או מחברת שאתה משתמש לרשימת הפרויקטים שלך.

* 2.  הקדש דף עבור כל תהליך שבשגרה השבועית שלך.

* 3.  רשום את פעולת, את כל הצעדים המפורטים שחשוב להשלים.

* 4.  בצע כל פעולה, צעד-אחר-צעד, בכל פעם שאתה עושה את המשימה השגרתית.

* 5.  חפש את הדרך לשפר ולעדכן את רשימת הצעדים שלך.

 

יצירת רשימה צעד אחר צעד אולי נראית לך כמו עבודה מיותרת לגמרי. אולי אתה חושב שהיא יכולה לגרום לך לדחות עוד יותר במקום לפתור את הבעיה. עם זאת, אני חושבת שההפך הוא נכון. העובדה שעומדת לרשותך רשימת צעד-אחר-צעד למשימות שגרתיות הופך כל תהליך לקל הרבה יותר לביצוע.

 

מילה אחרונה:

אני יודעת שכל מה שכתבתי לך יכול להיתפס כטרחה ענקית ומיותרת.

בחר תהליך שיגרתי שבועי אחד, רק אחד. פרט אותו לשלבים קטנים, צור עבורו רשימה צעד אחר צעד.

לא תמיד מה שחשוב לנו לייעל קשור לעבודה, לפעמים עבודות הבית או עזרה לילדים בשיעורי הבית זקוקים לשיטת ארגון שתאפשר לנו להרגיש "בשליטה".

אין נושאים חשובים יותר או חשובים פחות, הבחירה היא אישית מאוד, לכן יצירת רשימה צעד אחר צעד מתאימה לכל תחומי החיים, במיוחד לאלה שחשוב לנו לטפל בהם ונופלים בין הכיסאות.