אסטרטגיה מס'6:  משימות שגרתיות דומות? צור עבורן "יחידות ביצוע": 

היום נטפל בתירוץ: אני כל זמן שוכח לעשות את זה"

לכולנו יש את אותן המשימות הקטנות שלוקחות כמה דקות להשלים אותן, אך לעתים קרובות הן בורחות מבעד לסדקים ביום עמוס משימות. אלה הן ההפך מפרויקטים או תהליכים; הן משימות חד-פעולה חשובות והן צריכות להתבצע באופן קבוע. קל לשכוח אותן, אלא אם כן פיתחת הרגל ספציפי לעשות אותן כל יום. פתרון פשוט שיבטיח את ביצוען באופן קבוע הוא לאחד את המשימות הקטנות האלה.

תהליך איחוד הפעולות דומה לרשימת המשימות עליה דנו בניוזלטרים הקודמים.

ההבדל הוא שאתה משתמש בזמן / רמזים סביבתיים ספציפיים והם פועלים כתזכורות לעשות אותן.

 

לדוגמא, אני מאחדת סדרה של משימות חשובות בשגרת הבוקר שלי. למעשה, זה עובד כצעד-אחר-צעד, תהליך שבו אני עוברת מקימה לישיבה מול המחשב שלי, מוכנה להתחיל את יום העבודה שלי:

* 1. להתעורר מתישהו 6:30 - 05:45

* 2. מקלחת + להתלבש ולהתאפר.

* 3. נס קפה.

* 3. לארגן את חדר השינה.

* 4. להכין בגדים לכביסה - לעשות כביסה

* 5. להעיר את הבן שלי יאיר, להכין לו כריך + שתייה.

* 6. לסקור את המטרות ואת המשימות שלי ולאכול ארוחת בוקר.

* 7. לבדוק מיילים.

 

אני מודה שזה נראה קצת OCD להפוך פעילות שגרתיות לרשימה, אבל אני מצאתי שקל יותר לזכור ולהשלים את המשימות הקטנות כאשר הן מאוחדות בתוך תהליך מסודר ומפורט.

יתר על כן, תרגול שגרה זו יוצר כמות מאוד לא מבוטלת של "נצחונות קטנים", כך שעד שאני מתחילה לעבוד, 

אני מרגישה נמרצת ומוכנה ליום עבודה גדול, מעצים ומצליח!

 

יישום נוסף של ההרגל הזה הוא לשלב אסטרטגיות חסימת זמן כדי להישאר ממוקד בדבר אחד. לכולנו יש אותן המשימות שהן דומות, אך דורשות טיפול מסוגים שונים. לעתים קרובות זה לא הגיוני להקדיש להן פרק זמן ממוקד. פתרון פשוט הוא לאחד אותן יחד לתהליך צעד-אחר-צעד.

לדוגמא, אני עוקבת אחרי התקשורת שלי עם לקוחות מדי יום ביום. זוהי שגרה פשוטה ובה אני עושה את הדברים הבאים:

* 1. עוברת על המיילים שלי, על כל הודעה. כאשר סיימתי, תיבת הדואר הנכנס שלי ריקה לחלוטין.

* 2. מתזמנת שיחות אימון בסקייפ וגם הרצאות - את כל המשימות והפגישות שנוצרו על ידי הודעות מהדואר האלקטרוני.

* 3. מגיבה על כל הערות ובקשות מהבלוג ומהפייסבוק.

* 4. יוצרת מאמרים קצרים.

יש לשיטת איחוד משימות קטנות מספר השפעות חיוביות.

1. אתה תשלים את אותן ההתחייבויות קטנות שצריך להיעשות על בסיס יומי. 

2. וחשוב עוד יותר, תימנע מגזלני זמן פוטנציאליים ומהתחושה שיש לך שעון מתקתק על הראש. לבסוף, תוכל לפנות יותר זמן לעבוד על הפרויקטים שמייצרים 80% מהתוצאות שלך.

 

יישום הרגל

שוב, הדרך הטובה ביותר ליישם את ההרגל הזה היא לאמץ גישה תהליכית כלפי מטלות יומיומיות הקטנות אך חשובות.

איך תעשה את זה:

* 1. זהה משימות קטנות הדומות בפעולה ובתוצאה.

* 2. קבץ אותן יחד לסדר הגיוני.

* 3. צור תהליך צעד-אחר-צעד ותוסיף אותו לאוגדן (עליו דיברנו בניוזלטר הקודם).

* 4. תזמן יחידות של זמן בכל יום כדי לעקוב אחר הרגל זה.

 

טיפול במשימות בקבוצות ביצוע היא דרך מצוינת לעשות דברים באופן מהיר מבלי לסטות מהעיקר. באמצעות תהליך מפורט, הדחיינות אינה הופכת לאופציה. אתה לא "בוחר" מה לעשות הלאה, אתה פשוט עוקב אחרי מה שכתוב ברשימה.

 

בעקבות התגובות אחרי הניוזלטר הקודם ובעקבות העבודה שלי עם מתאמנים פיתחתי כלים אסטרטגים חדשים,

אותם אני משאירה לרשותכם כאן.

הם נמצאים בפורמט PDF ובלחיצה על כל תמונה תגיעו ישירות למסמך המוכן להורדה.

 

פרויקט חדש - תכנון ממוקד

פרויקט חדש - תכנון ממוקד

תכנון נכון- מפגישה לתוצאה

תכנון נכון- מפגישה לתוצאה

ניהול ופרוט נושאי השיחות עבור כל פרויקט

ניהול ופרוט נושאי השיחות עבור כל פרויקט

כרטיסיות לארגון פרויקט

כרטיסיות לארגון פרויקט

פרויקט- גיליון עבודה

פרויקט- גיליון עבודה

הצצה לתכנון פרויקט - סיכום

הצצה לתכנון פרויקט - סיכום

כרטיסיה לפיתוח החלטה

כרטיסיה לפיתוח החלטה